Три уровня ежедневных совещаний.  Ежедневная отчетность

Процесс ежедневной отчетности состоит из трех взаимозависимых кратких, структурированных ежедневных совещаний, одно из которых — хорошо знакомое, но часто неправильно интерпретируемое совещание команды, запускающей производство. Каждое из этих совещаний представляет собой характерный пример фокусирования всей системы бережливого управления на сравнении ожидаемого и фактического. Как следует из названия, у этих совещаний есть три уровня:
• Первый уровень (поскольку он обычно происходит в начале смены) — это совещание лидера производственной команды с ее членами.
• Второй — это совещание координатора с лидерами его команды и представителями всех специальных групп поддержки.
• Третий уровень — это совещание руководителя потока создания ценности или руководителя, занимающего аналогичную должность, с координаторами и представителями или членами группы поддержки.
• Возможен четвертый уровень, когда руководитель предприятия проводит совещание с членами групп поддержки и руководителями производства.
Все совещания обладают следующими характеристиками:
• краткость — они редко длятся дольше 15 мин;
• положение присутствующих — люди стоят;
• место проведения — проходят на производственном участке или в непосредственной близости от него;

• повестка дня и содержание — они определяются доской визуального контроля.
Совещания второго и третьего (и, если имеются, четвертого) уровней имеют двойное фокусирование. Первое из них приходится на деятельность, связанную с ведением дел. Второе направлено на совершенствование дела. Эти совещания проходят на фоне основных событий, где можно проследить с помощью визуального контроля увеличивающуюся отчетность. Отчетность и соблюдение дисциплины являются центральными факторами повседневного принятия решений в первую очередь на совещаниях второго и третьего уровней, связанных с трехэлементным процессом:
• оценка, исходя из данных, полученных с помощью средств визуального контроля;
• постановка задач по корректирующим действиям и (или) совершенствованию;
• отчетность по выполнению задач предыдущего дня.
В отличие от ежедневного бюрократического бремени типичных периодических совещаний персонала, эти ежедневные собрания второго и третьего уровней четко структурированы и направлены на поддержание отчетности, а также на принятие мер по решению проблем и стимулированию совершенствования. Совещания лидеров первого уровня, помимо всего прочего, являются основным средством поддержки и усиления участия, направленного снизу вверх в системах подачи предложений. На всех трех- или четырехуровневых совещаниях графически и визуально отображаются информация и отчетность по производству.
Сама структура трехуровневых ежедневных совещаний представляет собой разновидность визуального контроля. Совещания проходят на производственном участке, где люди стоят у информационной доски соответствующего уровня. Эта доска определяет место проведения, повестку дня и содержание ежедневных собраний. Повестки дня и роли стандартизованы. Совещания краткие, не более 15 мин для третьего уровня. Лидер команды, координатор или руководитель потока создания ценности проводят свои совещания.
Первым пунктом повестки дня всегда является трудовой план на текущий день. На совещании первого уровня он рассматривается в виде визуального отображения исходного положения и задач на день. Все ли члены команды, которые должны были присутствовать, пришли на совещание? Если нет, то кто куда направляется, чтобы запустить производство? На совещаниях команд зачастую выявляется неожиданное отсутствие кого-либо из персонала, мешающее начать работу одной из команд. Как можно быстро перераспределить людей между участками, чтобы вывести производство на запланированный уровень? Аналогичные ситуации встречаются и в потоке создания ценности — обнаруживаются участки, не способные сбалансировать рабочую силу так, чтобы выполнить работу, запланированную на текущий день. Если такое происходит, то какую перегруппировку следует провести на уровне потока создания ценности, чтобы все шло по плану? Кроме того, повестка дня и сфера обсуждения расширяются по мере повышения уровня совещания, как описывается ниже.