Сокращение бессистемных закупок. Оптимизация стоимости новых контрактов.

Следующий пример одновременно демонстрирует ценность и анализа расходов, и управления контрактами. Совет по закупкам одной крупной компании вскоре после внедрения инструмента анализа расходов получил возможность ознакомиться с живой демонстрацией работы последнего. Получив базовые пояснения о том, как функционирует инструмент, один из членов совета спросил, можно ли, к примеру, провести анализ расходов для категории канцелярских товаров. Он выбрал данную категорию потому, что поставщик офисных принадлежностей имел общекорпоративный контракт на поставку, действовавший уже несколько лет, и выгоды от этого контракта были вполне убедительными. Ожидалось, что метод анализа расходов покажет готовность всех подразделений компании выступать заказчиками в рамках этого контракта.
Однако на проекционном экране появилась информация, заставившая присутствующих на показе невольно воскликнуть от удивления. Вто время как «общекорпоративный» поставщик действительно стоял первым в списке поставщиков канцелярских принадлежностей, более 150 других поставщиков регулярно получали из офисов этой компании заказы на канцтовары, а общий объем заказов, ушедших к этим «несанкционированным» поставщикам, был более чем значительным. Из-за плохо организованного управления контрактами были упущены значительные выгоды от контракта с основным поставщиком, а компания, по сути дела, оказалась на грани срыва условий соглашения, согласно которым к данному поставщику должна была уходить большая часть заказов.

Одна из заповедей практики закупок в старом стиле состоит в том, что переговоры с поставщиком — это ежегодное мероприятие, часто начинающееся незадолго до Дня благодарения и завершающееся еще до Рождества. Однако, как мы уже знаем, выход за временные рамки этого ежегодного «брачного танца» и налаживание многолетних взаимоотношений с тщательно отобранными поставщиками сулят значительные выгоды.
Важная составляющая грамотного стратегического подхода к сор-сингу и переговорам с поставщиками — это планирование наперед. Порой это означает начало осуществления стадии анализа рынка в рамках стратегического сорсинга задолго до истечения сроков контракта.

Грамотное управление контрактами располагает информацией о сроках истечения контрактов с каждым из поставщиков, обеспечивает простой доступ к условиям текущих контрактов и позволяет планировать ваши будущие действия. Отсутствие этой информации или ее неэффективное использование ведут к тому, что вы начинаете сорсинговый процесс без предварительной подготовки; это запаздывание, кроме того, ослабляет вашу позицию на переговорах.
Едва ли найдется начальник отдела снабжения, который хотя бы раз в жизни не слышал фразу: «Босс, мы только что узнали, что контракт с Acme истекает в этом месяце. Что нам теперь делать?» Попадание в такую ситуацию обходится очень дорого.