Контроллинг - это система управления предприятием, которая объединяет подсистемы планирования, учета, анализа и контроля в единый механизм, подчиненный общей стратегической цели. Руководитель, внедряющий на своем предприятии систему контроллинга должен понимать, что без координации и взаимодействия всех структур и подразделений достичь желаемого результата будет невозможно. Однако, для того чтобы контроллинг внедрялся и работал, целесообразно создать отдельную службу контроллинга на предприятии, которая и будет тем самым объединяющим и координирующим звеном.

Инструменты системы контроллинга

Что представляет собой система контроллинга, и с помощью каких инструментов она работает?

1. Систематизация стратегических задач предприятия. Любое управление должно быть подчинено одной или нескольким целям. В свою очередь достижение этих целей происходит за счет разработки общей стратегии предприятия, где фиксируются важные задачи, направления и действия. Без определения общей стратегии, а также отдельных стратегических задач невозможно построить систему контроллинга. Поэтому первое, что следует сделать - это систематизировать цели и задачи предприятия, разбив их на подзадачи и подцели, с помощью которых поэтапно будет достигаться общий результат.

2. Разработка системы планирования и бюджетирования. Чтобы стратегические цели и задачи достигались, целесообразно разрабатывать планы и бюджеты, как ориентиры деятельности и конечных результатов. При хорошем планировании руководителю легче принимать управленческие решения, а службы всегда имеют ориентир для выполнения общей стратегии предприятия.

3. Разработка системы контрольных показателей. Существует ряд показателей работы предприятия, характеризующих различные сферы деятельности: производственную, маркетинговую, финансовую, техническую и т.д. Каждый показатель имеет свои оптимальные значения, характерные для данного предприятия. Важно определить, какие именно показатели будут характеризовать результаты деятельности в той или иной области, вывести плановые (оптимальные) значения этих показателей, а также провести необходимую детализацию показателей до уровня департаментов, отделов, служб или цехов. Мониторинг контрольных показателей помогает управлять предприятием и реагировать на возникновение проблем и "узких мест".

4. Постановка управленческого учета. Основой для любого анализа, планирования и контроля является постановка качественного учета. Бухгалтерского учета в проводках недостаточно для анализа, поэтому целесообразно в рамках организации системы контроллинга наладить управленческий учет, который кроме аналитического подхода поможет получать информацию оперативно.

5. Разработка системы анализа и контроля. Экономические методы анализа данных позволяют выявлять причины отклонений от плановых показателей, оптимизировать затраты, снизить себестоимость. Обеспечение контроля помогает поддерживать систему в рабочем состоянии.

Функционирование службы контроллинга

Инструменты системы контроллинга разрабатывает, внедряет и использует служба контроллинга. Служба формирует стратегические задачи в рамках общей стратегии предприятия, разрабатывает этапы внедрения системы контроллинга, координирует деятельность служб и отделов, назначает ответственных на каждом этапеи сроки выполнения. В задачи службы контроллинга входит разработка контрольных показателей деятельности предприятия, постановка управленческого учета. Чтобы все службы функционировали в едином формате, и были подчинены общей цели, необходимо унифицировать формы контрольных отчетов, формы бюджетов и порядок их предоставления в службу контроллинга для обработки и анализа данных. Следует понимать, что контроллинг - процесс непрерывный. Сбор, обработка, анализ данных, координация и контроль осуществляется постоянно.

Этапы создания системы контроллинга

Внедрить систему контроллинга на предприятии не так просто. Традиционная разрозненность работы служб, "человеческий фактор", который противостоит переменам и нововведениям, а также сложность в создании единой автоматизированной системы управления предприятием делает работу службы контроллинга ответственной и сложной. Чтобы внедрение системы контроллинга происходило максимально эффективно, следует разбить эту работу на несколько этапов.

1. Подготовка процесса внедрения контроллинга. На этом этапе необходимо изучить структуру управления предприятием, оценить взаимодействие служб, а также качество информации на уровне бухгалтерского учета. Если первичная бухгалтерская информация является искаженной, необходимо провести мероприятия по совершенствованию системы учета.

2. Внедрение системы контроллинга. На этом этапе, исходя из знаний действующих потоков информации, необходимо:
- Внести изменения в формирование, систематизирование информации, опираясь на сформулированные стратегические цели и задачи.
- Разработать систему контрольных показателей, инструкции и положения, регламентирующие деятельность служб и отделов.
- Провести автоматизацию процессов управленческого учета.
- Наладить или усовершенствовать систему бюджетирования.
- Наладить систему координации и контроля путем установления регламентов, сроков и ответственных.

3. Постоянный мониторинг работы системы контроллинга. Без поддержания работоспособности системы постепенно она потеряет свою значимость и актуальность. Внешняя среда меняется очень быстро, поэтому важно постоянно адаптировать систему контроллинга, а также своевременно реагировать на нестандартные ситуации.

Работоспособная система контроллинга на предприятии помогает принимать правильные и оперативные управленческие решения, а также координировать все происходящие процессы в единую систему, направленную на достижение стратегических целей предприятия.

Автор: Искандер Милевски