Расценки, счета-фактуры и условия торговли. Счет-фактура
В вашей деятельности по сбыту не должно быть никаких джентльменских соглашений. Хотя закон разрешает заключение контрактов в устной форме, но если потом что-то случается, бывает очень сложно доказать, что именно было предметом договора. Приведем несколько золотых правил.
1. Никогда не принимайте заказ без письменного подтверждения. Обычно достаточно подтверждения, присланного по факсу.
2. Никогда не заказывайте сырье прежде, чем получите письменное согласие.
3. Не принимайте заказ по телефону, не получив заказ, оформленный письменно.
4. Не вносите в заказ никаких изменений и не принимайте никаких дополнений без соблюдения вышеназванных процедур. Всякое изменение означает новый заказ.
Калькуляция — это расчет того, во что обойдется работа. Вы можете изменить итоговую цифру.
Расценки, наоборот, представляют собой не допускающий изменения показатель, на основании которого вы беретесь за выполнение работы. Если эта цифра утверждена, значит, вы заключили контракт. Если вы нарушите контракт по причине ненадлежащего выполнения или нарушения условий поставки, на вас могут подать в суд.
Всегда указывайте временные границы действия ваших расценок, например, «Эти расценки действительны в течение 30 дней» или что-нибудь подобное. В некоторых отраслях, таких как архитектура и строительство, используют стандартные индексы стоимости материалов.
Проверьте, что вы получили подписанное согласие клиента, оформленное по всей форме. Простейший способ заключается в том, чтобы просто получить подписанную копию или же иметь при себе запасные бланки, купленные в канцелярском магазине.
Прежде чем оформлять крупный или специальный заказ, необходимо навести справки о новых клиентах. У каждого профессионального ловкача есть кое-какие влиятельные знакомые, поэтому проще позвонить, чем написать. Поговорите с контролером по вопросам кредитов, служащим в какой-либо другой фирме, и вы сможете узнать, кто является этими темными личностями. Агентства кредитной информации и ваш собственный банк тоже могут помочь в проведении внутреннего расследования. Попросите менеджера вашего банка разъяснить некоторые нюансы ответа, поскольку в нем могут быть скрытые ловушки, которые должны вас насторожить. Если вы не уверены, отправьте предварительный счет-фактуру, который должен быть оплачен до поставки товара.
Всегда относитесь с подозрением к большим заказам, сделанным без видимых на то причин.
Необходимо представить спецификацию, которая бы свидетельствовала о том, что именно вы поставляете. Возможно, от вас потребуют представить чертежи, указать размеры, показать образцы и рассказать о специальной обработке, в которых нуждается ваша продукция. За справками надо обращаться в раздел цветов Британских стандартов или в другой интересующий вас раздел; а также, в случае необходимости, следует обращаться и к стандартам Министерства обороны.
Адресуйте ваши счета правильно, поскольку от этого зависит право на владение товаром.
Когда дело касается маленьких фирм, проверьте, правильно ли вы их подразделяете на тех, кто пользуется единоличным правом собственности, и тех, кто имеет ограниченный статус, поскольку неправильно указанное в счете-фактуре название может в дальнейшем затруднить рассмотрение судебных исков. При работе с крупными фирмами всегда указывайте номер их заказа и прочие необходимые реквизиты. Сделайте соответствующую пометку для руководства этих фирм. Укажите также ваш НДС. Не разрешайте своим клиентам задерживать платежи.
В счете-фактуре должны быть указаны условия торговли. Когда должен быть осуществлен платеж? Через 30 дней? После поставки товара? Или с даты, указанной в счете-фактуре? «Ежемесячно» может означать и конец месяца спустя месяц после поставки, и просто месяц после поставки. Сложно разобраться, правда?
Важно, какую дату вы ставите в счете-фактуре. Многие крупные компании считают последний день месяца святым днем. Если вы осуществите поставку в последний день месяца, а оформите счет-фактуру первым числом, то в течение 30 дней вы не получите никаких денег. Большинство фирм предпочитают платить в конце месяца, спустя месяц после поставки.
Многие компании сейчас закрывают бухгалтерские книги 25-го числа каждого месяца или примерно в этих числах. Если вы упустите этот момент, вам придется ждать еще месяц, чтобы попасть в расчеты. Если вы зависите от нескольких крупных фирм, выясните, как работает их финансовая система. Постройте свой порядок оформления счетов-фактур и поставок с учетом их графика, а не вашего. В целях экономии расходов многие фирмы перестали присылать выписки счетов. Если вы поступаете аналогичным образом, проверьте, чтобы ваши счета-фактуры были соответствующим образом помечены «Пожалуйста, произведите оплату по счету-фактуре, поскольку выписка счета прислана не будет».
В транспортных накладных и уведомлениях должен быть указан период, по истечении которого иски по поводу нанесения ущерба рассматриваться не будут.
В случае оформления специального заказа
для неизвестных вам клиентов всегда требуйте внесения залога. Желательно, чтобы сумма залога покрывала стоимость материалов. Если клиенты отказываются сделать предоплату, откройте трастовый счет на имя вашего поверенного, который выступил бы в качестве посредника.
Условия продажи должны быть напечатаны с обратной стороны бланка заказа. Помимо прочего, в них должен быть изложен порядок предъявления исков по поводу возмещения ущерба, процедуры разрешения споров и проведения арбитражных разбирательств, обязанности поставщика и условия платежей. Внимание: приняв заказ, вы обязаны соблюдать условия торговли, поставленные клиентом, если только не оговорите собственные условия. После этого все будет зависеть от клиента: согласится ли он на условия с внесенными в них изменениями или откажется от контракта. Было бы просто удивительно, если бы вам удалось убедить крупную компанию изменить свои условия продажи без должных на то оснований. Если вы занимаетесь подрядами, то наверняка знаете, какие устаревшие формы контрактов иной раз используются, словно они по сути своей говорят: «Я заплачу вам лишь тогда, когда мне заплатят».
Очень часто оканчиваются неудачей попытки взыскать установленные законом просроченные проценты по неоплаченным счетам и побыстрее получить платежи от крупных компаний. Вы можете включить в предъявляемые вами условия продажи статью, предусматривающую начисление процентов, однако получите ли вы их или нет — остается неясным. Для того чтобы стимулировать быстрое осуществление платежей, некоторые фирмы предлагают скидку в размере 2,5% или даже 7%, если расчеты будут произведены в течение 7 дней. Проблемы возникают тогда, когда крупные заказчики вычитают из суммы платежа вышеназванную скидку, а сам платеж производят только через три месяца.
Помните также, что расписка в отсутствие взаимных претензий не имеет законной силы. Клиент может впоследствии предъявить вам иск согласно Закону о продаже товаров (1971 г.), используя положение о пригодности товара для определенной цели. Простое подписание расписки не освобождает от ответственности.
Положения о сохранении правового титула означают, что в случае неплатежеспособности компании-должника ваш товар можно идентифицировать и, если платежи не были произведены, вы как продавец можете отозвать товар при условии, что он еще не был использован. Вам следует включить соответствующий пункт в ваши условия продажи. По сути дела, в нем должна быть одна фраза: «Право собственности на товар переходит только после осуществления платежей».
|
Основные средства. ОС.
