Как поступить, если нужный сотрудник занят? Сотрудник рекламного агентства

К примеру, у директора переговоры с поставщиками или менеджера по рекламе срочно вызвали на планерку. Сколько времени это займет — никто сказать не берется. Может — полчаса, может — час, а возможно, всего-навсего десяток минут. Что делать?
Вариантов здесь немного, но прежде всего не стоит опускать руки и делать вид, что испорчена если не жизнь, то уж карьера в рекламе — точно. Не нужно и причислять себя к неудачникам, которые, как известно, хоть и стараются изо всех сил не опоздать, но в итоге всегда приходят не вовремя.
Ничего страшного не произошло. Даже если вчера вам по телефону назначили встречу именно на это время. Так сложилось, и не ищите тут скрытое неуважение к вам лично и к рекламному бизнесу в целом. На работе зачастую возникают авралы, спешные ситуации и прочие незапланированные вещи, а уж предугадать касательно вечно занятых руководителей — когда господин директор окажется открыт для общения, порой не могут даже его подчиненные...
Вариант 1: ждать
Его может предложить секретарь (офис-менеджер и т. п.) — мол, вскоре Иван Иваныч освободится и сможет уделить вам внимание. Если понятие «вскоре» означает промежуток в пределах получаса, подождать действительно стоит, при условии, что вам срочно не надо еще к одному клиенту (там назначено!), или нужно спешно в родное РА, или еще куда.
Если же к руководителю или менеджеру вы сможете попасть через слишком длительное время (переговоры сложные, по словам секретаря, продлятся пару часов, не меньше) или вообще непонятно через какое количество времени, хорошенько подумайте, стоит ли результат утомительного сидения в приемной.
К достоинствам варианта 1 можно отнести
Встреча все-таки состоится
Вы целеустремленно ожидаете клиента, ведь у вас на сегодня запланировано именно это предприятие (фирма). К чему выбиваться из графика?
Вы не тратите энергию на беготню и суету
Да, пока клиент освободится, можно было бы посетить какую-то из фирм, расположенных неподалеку. Только не факт, что и там нужный сотрудник не занят, а здесь за период вашего отсутствия клиент может, к примеру, закончить переговоры и уехать по еще каким-то делам. И будет прав — ведь его никто не ждет в приемной!
Погода скверная, лучше обождать
Житейская причина, но кому захочется бродить туда-сюда, когда на улице дождь или снег? Уж лучше подождать клиента в уютном, теплом кабинете...
Недостатки варианта 1
Клиент устал или в дурном настроении
Да, вы дождались нужного сотрудника. Но откуда вы знаете, чем закончатся переговоры или как пройдет планерка? Вполне возможно, что вы попадете, что называется, под горячую руку и ваше предложение будет рассмотрено походя, лишь бы поскорее отвязаться от робин-гуда, появившегося совсем не вовремя...
Вы можете ждать значительно дольше, чем планировали
Так бывает часто: переговоры имеют свойство затягиваться, на планерках всплывают нерешенные вопросы, визитеры (те, что пришли до вас) норовят задержаться в кабинете подольше... А вы все ждете, ждете... Потом, что естественно, начинаете нервничать и все чаще смотрите на часы — не уйти ли, плюнув на потраченное время?!
У спортсменов есть понятие «перегореть» — растратить внутреннюю энергию и силы еще до старта на душевные переживания и сомнения. С агентами порой происходит то же самое: ожидал директора, нервы на взводе, а как дошло до переговоров — куда и делась энергия, агент излагает вяло и неинтересно, без огонька. Результат — понятен.
Но еще хуже, когда после длительного ожидания оказывается, что встреча не состоится вообще (например, директору нужно срочно уезжать) или состоится, но в таком скомканном виде (несколько минут — и минимум, почти ноль уделенного вам внимания), что уж лучше бы ее перенести на любое другое, удобное для заказчика время...
Вариант 2: оставить у клиента рекламное предложение (в бумажном виде)
Если неизвестно, сколько придется торчать под кабинетом, если нет гарантии, что встреча состоится, — это путь вполне приемлемый. Конечно, если рекламное предложение сможет привлечь внимание заказчика и заставить его дочитать хотя бы до середины.
Оставлять у секретаря (менеджера-коллеги) можно все что угодно — от визитки до объемистого проспекта о вашем РА или масс-медиа. Вопрос в другом: чтобы контакт с клиентом можно было считать состоявшимся, в оставленных бумагах должна содержаться концепция рекламного предложения. То есть бумага должна говорить за вас и убеждать заказчика — ценами, эффективностью рекламы, охватываемой целевой группой.
К достоинствам варианта 2 можно отнести
Вы приходили недаром
Главное — донести нужную информацию до рекламодателя. Кстати, не забудьте на видном месте указать свои ФИО, чтобы клиент при звонке в ваше РА сослался именно на вас; тогда этот заказчик будет считаться «вашим». Если нужно на чем-то акцентировать внимание (например, на скидке, предоставляемой в определенный период), можете сказать об этом сотруднику, в чьи руки вы передаете документы. Надежнее всего самому отметить важные места в прайсе или в письме-предложении, ведь даже плохой карандаш лучше хорошей памяти, а уж яркий маркер — и подавно.
Бумага лишена субъективных недостатков
То есть это не бледная ксерокопия с прайса, которую агент таскал неделю в сумке, помял и посадил жирное пятно на самом интересном месте. Цветной буклет или листовка смотрятся куда респектабельнее черно-белых прайсов, но свою задачу могут выполнить и те и другие.
Заинтересовать клиента, растолковать, какие выгоды получит его компания от сотрудничества с РА или масс-медиа, — вот цель агентского визита. То же самое требуется от пакета предложений, оставляемого на рассмотрение рекламодателю (даже если «пакет» состоит из одного-единственного листа формата А4).
Послание действует без участия агента, и как раз в этом его главное достоинство. Если предложение составлено грамотно и профессионально, акценты сделаны верно, а приведенные цены радуют глаз, то все эти плюсы сотрудничества клиент воспримет объективно (а агент, подавая материалы, может — увы! — «блеснуть» дилетантством).
Кроме того, письмо или прайс заказчик прочтет, когда у него будет время, настроение и желание это сделать. Тут он ничем не связан, в отличие от ситуации, когда в приемной топчется робингуд, прождавший больше часа и страстно жаждущий изложить рекламодателю, какое замечательное РА он представляет! А клиент попросту устал и думает совсем о другом...
Недостатки варианта 2
Документ не принуждает к немедленному ответу
Если уж робингуд пришел, то он не отстанет от клиента до получения более-менее внятного ответа на свое предложение. Основных вариантов три — «да», нет», «мы подумаем», а вот производных от них значительно больше. И в любом случае агент понимает, что ему делать дальше: то ли радостно бежать в бухгалтерию родного РА (выписывать счету, пока рекламодатель не передумал), то ли пометить напротив клиента горькое «отказ», то ли, что случается чаще всего, запланировать повторный контакт через некоторое время.

Оставив пакет документов, агент может ждать звонка долго, очень долго. И в итоге — не дождаться, чему есть множество причин, главная из которых — предложение не заинтересовало клиента. Но чтобы узнать об этом, робингуду придется либо позвонить, либо зайти к заказчику повторно.
Хочется надеяться, что рекламодатель ознакомился с пакетом документов (ох, не всегда!). В любом случае, на это можно и нужно ссылаться при контакте с секретарями, офис-менеджерами и т. п.: мол, я оставлял предложение для Ивана Ивановича, хотел бы ответ услышать...
Не думайте, что вас запомнили: в офисы приходят десятки робин-гудов в поисках рекламного счастья. Придется напоминать, когда и какие документы вы оставляли и какое РА вы представляете.
Вероятность уйти ни с чем велика, ведь если клиент не перезвонил — в девяти случаях из десяти предложение его не заинтересовало. Один шанс оставляем на сильно занятых сотрудников, у которых попросту не было времени ознакомиться с документами. Шанс весьма призрачный, ибо не факт, что после прочтения менеджер обязательно даст заказ на рекламу...