Документооборот. Назначение документооборота.

Цель организации документооборота  описание совокупности операций обеспечивающих движение документов в бизнес-процессах предприятия, т.е.

От формирования первичных  документов  до формирования отчетных документов через промежуточное состояние - ввод и формирование операций в информационной системе.

Задачи разработки документооборота

-          описать маршрут движения документов;

-          оптимизировать время обработки    информации;

-          исключить дублирование информации;

-          определить владельцев бизнес-процессов;

-          определить ответственные подразделения за создание, исполнение и хранение информации и документов.

Требования к документообороту

-          Создание условий для хранения документов;

-          Обеспечение быстрого поиска информации;

-          Снабжение потребителей необходимой информацией в требуемые сроки;

-          Наименьшие затраты на документационное обеспечение.

Разработка документооборота  может составлять до 80% от общей трудоемкости работ по внедрению системы бюджетирования.

Важность этой процедуры заключается в том, что система НЕ БУДЕТ РАБОТАТЬ, если исполнители на рабочих местах не будут четко представлять себе свои функции, обязанности, права и ответственность.

Бюджетный регламент – это внутренний закон организации, который должен быть закреплен в стандартах организации, положениях, должностных инструкциях.

Бюджетный регламент предусматривает разработку маршрутов движения всех документов (управляющих, учетных, аналитических) как в электронном, так и бумажном виде с указанием лиц, ответственных за составление, передачу и анализ документов, сроки предоставления и обработки и т.д.

Разработка бюджетного регламента осуществляется в специализированных программных приложениях, например ARIS, VISIO, BP-WIN.