Ревизия операций по приобретению и использованию ТМЦ.

Ревизию начинают с оценки правильности и обоснованности приобретения ТМЦ. Основным объектом здесь становится работа службы материально-технического снабжения. При проведении комплексной ревизии целесообразно уделить внимание увязке работы этой службы с производством. Сопоставление фактической необходимости в сырье и материалах с их реальным поступлением позволяет определить рациональность работы материально-технического снабжения. Отсутствие нормативных расчетов, устанавливающих приобретение необходимых материалов, требует так же дополнительного контроля рациональности транспортно-заготовительных расходов.

Контролю подвергается выбор поставщиков, оптимизация их территориального расположения, цена поставки, использование услуг транспортных организаций и т.д. Общая часть проверки продолжается изучением соблюдения договорной дисциплины на предприятии. Для этого используется переписка юридического отдела, претензионные письма, исковые заявления. Целью такой проверки является установление фактов, не предъявленных претензий, отказов в удовлетворении исков, занижении сумм, предъявленных к взысканию, а также изучения порядка предъявления претензий поставщиками и обоснованность уплаченных предприятием штрафных санкций. Проверка полноты поступления сырья и материалов традиционно начинается с разделения операций на две основные группы:

1. Нормальное поступление материалов, т. е. надлежащего качества  и в соответствии с сопроводительными документами;

2. Поступление с отклонениями от требований, указанных в документах (недостача, порча, хищение).

Наличие контроля за такими поставками отражает ведение журнала оперативного учета поступивших грузов. Отклонение в поступлении грузов может быть в результате:

1) Нарушения пломб тары, упаковки, хищения во время транспортировки. Зачастую это происходит по вине транспортной организации и, как правило, относится за ее счет. При возникновении таких обстоятельств проводится приемка фактического количества поступивших грузов с участием представителя транспортной организации и обязательным оформлением коммерческого акта;

2) Недовложение либо излишнее вложение, а также порча ТМЦ, поступивших в опломбированной таре. Такие нарушения могут происходить по вине поставщика  и устанавливаются после вскрытия тары. Прием грузов в этом случае необходимо осуществлять с участием представителя поставщика или   незаинтересованной организации. Следует проследить оформление акта приемки материалов и последующее предъявление претензий поставщику. Таким образом, особо проверяется правильность приемки и оприходования  материальных ценностей, поступивших с отклонениями от установленных требований.

Особое внимание уделяется актам, которые свидетельствуют об отказе удовлетворения исков возмещения ущерба. Причины могут скрываться на проверяемом предприятии: нарушения правил приемки грузов, сроков оформления акта и претензий, завышения в актах размера  недостач и потерь. При выявлении таких случаев ревизору необходимо сообщить о них вышестоящим или следственным органам. Достоверность коммерческих актов устанавливается путем встречной проверки с документами на поступление и выдачу груза на станции назначения, выяснения личного участия каждого из подписавших акт лиц в проверке поступления  груза. При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет проводится сопоставление фактического количества приобретенных видов ТМЦ с требуемым количеством  для нужд предприятия.

Ревизия хранения  материалов на складе, как правило, начинается с выборочной документальной проверки ведения учета материалов на складе. Источниками информации здесь является журнал учета поступивших грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы на ответственном хранении, карточки складского учета.

Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписи МЦ, которые уполномочены распоряжаться ТМЦ, выводит ли  кладовщик остатки после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточке еженедельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.

На следующем этапе ревизор акцентирует свое внимание на вопросах инвентаризации. Прежде всего он определяет наличие или отсутствие  ситуаций, при которых инвентаризация проводится в обязательном порядке. При выявлении таких ситуаций ревизор обязан изучить результаты инвентаризаций по каждому случаю за проверяемый период. При этом обращается внимание на то, проводятся ли инвентаризации постоянно действующей комиссией, либо она назначается по каждому случаю отдельно. Ревизор оценивает полноту, достоверность и точность данных в описи фактических остатков материалов, правильность оформления результатов инвентаризации, а также наложенных взысканий.

Неотъемлемой частью проверки является проведение ревизором самостоятельных инвентаризационных процедур. До начала такой проверки ревизору следует получить последние на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или отчеты о движении МЦ. Он визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам) с указанием надписи «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков на складе к началу инвентаризации по учетным данным. МОЛ дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы  инвентаризационной комиссии и все МЦ, поступление под их ответственность оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица имеющие доверенности на получение имущества. Проверенные на складе партии сырья и материалов члены комиссии записывают в той последовательности, в которой идет инвентаризация. Записи делают в черновиках, причем ведется, как минимум, два черновика - один составляет МОЛ, другой - один из членов инвентаризационной комиссии. По мере необходимости записи сверяются и лишь по окончании оформляется инвентаризационная опись. В инвентаризационной описи МЦ расположены по наименованию и артикулам, значащимся в учете, что часто не соответствует порядку их расположения на складе. Достоинства указанного метода записи (сначала на черновиках, а лишь потом в описи) в том, что записи о МЦ вносятся  в черновики  в такой последовательности, в которой они расположены на складе, и если кто-нибудь из участников инвентаризации не внес в свой экземпляр черновика партию сырья, то при повторной проверке ее можно быстро обнаружить по месту нахождения. В некоторых случаях запись проверенных в натуральном выражении материальных ценностей целесообразно вести  даже по трем лицам: МОЛ, председателю ревизионной комиссии и внешнему ревизору.

Инвентаризационная опись заполняется не менее чем в двух экземплярах, четко и ясно, без помарок. Наименование инвентаризируемых  МЦ, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице указывают прописью число, номер МЦ и общий итог их количества в натуральных измерителях, записанных на данной странице. Запрещено записывать массу товаров по трафарету, указанному на таре без ее вскрытия и осмотра содержимого. Исключения  допускаются лишь в случаях, когда распаковка  может повлечь снижение качества товара либо товар хранится в неповрежденной таре поставщика. Вместе с тем даже в указанных случаях необходима выборочная проверка.

В описях не допускается оставлять не заполненными строки – они прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производящих эту проверку. Нельзя записывать в опись остатки ТМЦ по данным бухгалтерского учета либо со слов кладовщика. Каждую страницу и опись в целом при условии обязательного подсчета натуральных единиц подписывают все участники ревизии, в том числе МОЛ. В конце описи МОЛ дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все ценности, ревизия проведена правильно и претензий к комиссии нет. На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляет сличительные ведомости. Ели ТМЦ учитываются в натуральном и стоимостном выражении, то сумма излишков (недостач) в сличительных ведомостях указывается  в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете. Если в учете не указана цена, но есть сведения о количестве и общей стоимости ТМЦ, ее определят простым делением, а затем сверяют с прейскурантной ценой. Бывают случаи, когда по учетным данным остатки МЦ значатся либо в количественном, либо в денежном выражении или полученная цена не соответствует прейскуранту, или цене, указанной в документах поставщика. Эти данные переносят в сличительные ведомости и выводят расхождения. Такое положение часто приводит к сокрытию недостач, растрат и хищений. Для устранения этого недостатка перед составлением сличительной ведомости необходимо проверить соответствует ли учетная цена цене по прейскуранту или документам поставщика. Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии. За «книжные» остатки  по бухгалтерии  расписывается бухгалтер.

В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае взаимозачет излишков и недостач от пересортицы может быть допущен за один и тот же проверяемый период у одного и того же МОЛ в отношении МЦ одного  и того же  наименования.

МОЛ по результатам инвентаризации, в том числе по пересортице, дают подробные объяснения. Если при зачете недостач излишками по пересортице, стоимость недостающих МЦ выше стоимости МЦ, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. На разницу  в стоимости от пересортицы в сторону недостач, образовавшихся не по вине МОЛ, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения относительно причин, по которым такая разница не отнесена на виновных  лиц.

МЦ, переданные для переработки сторонним организациям, инвентаризуют путем взаимной сверки остатков этих МЦ, значащихся в бухгалтерии проверяемой организации и организации подрядчика. Для этого ревизор в служебной записке сообщает подрядчику об имеющихся у него показателях с просьбой подтвердить их.

Инвентаризационные ведомости составляются отдельно на материалы в пути, МЦ, принятые на хранения или переработку, на материалы, переданные для переработки  сторонним организациям.

Иногда при инвентаризации обнаруживаются ТМЦ,  не пригодные к использованию. Они фиксируются в отдельных инвентаризационных описях. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины порчи ТМЦ и виновных в этом лиц. Если принято решение списать ТМЦ, их приходуют по цене возможного использования, а разность между учетной стоимостью и ценой возможной реализации относят на виновных должностных лиц либо на финансовые результаты. Особенно внимательно следует проверить законность и размер применяемых норм естественной убыли на отдельные материалы, правильность исчисления суммы естественной убыли и ее списания (не списывались ли материалы под видом естественной убыли до установления недостачи данного вида ТМЦ) 

Инвентаризационная опись  по завершении инвентаризации  должна иметь  все необходимые реквизиты  и не содержать несанкционированных исправлений. Работа ревизора по данному участку оформляется протоколом. В протоколе отражаются результаты инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материалов. В протоколе на основании сличительной ведомости ревизор дает свои выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленной недостачи. Очень важно правильное составление сличительных ведомостей. Такая работа ведется  в 2 направлениях:

1. Выверяются учетные данные и подсчеты, проведенные в инвентаризационных описях. Учетные данные выводятся на день инвентаризации на основе данных на 1-число месяца и представленных приходно-расходных документов. Учетные данные обязательно подтверждает бухгалтер организации (удобнее всего это делать непосредственно в сличительной  ведомости).

2. Данные  отраженные в описи, подтверждают лица, проводившие проверку по факту. Инвентаризационные описи составляются раздельно по подразделениям предприятия.