Подготовка и планирование ревизий.  

Планирование ревизии осуществляется по этапам. Выделяют два основных этапа:

1. Разработка программы

2. Разработка плана

    Программа ревизии. Задание на ревизию дает заказчик. Заказчиками могут быть: администрация организации, собственник организации, государственные органы.

Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая основывается на действующем инструктивном материале и опыте, накопленным ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или заказчик. В разделе «Цель ревизии» формируется главная задача проверки, например, анализ финансового состояния АО, проверка законности и эффективности  использования внеоборотных активов и т.д. Здесь же перечисляются объекты ревизии, например, АО, его дочерние предприятия и филиалы.

В разделе «Вопросы, подлежащие проверки» перечисляются направления хозяйственной деятельности предприятия. Например, могут быть перечислены внеоборотные активы по составляющим.

В разделе «Средства и условия, необходимые для проведения ревизии» содержатся перечень орг. техники, средств связи и доставки, условия проживания.

В разделе «Сроки и место исполнения» указывается время начала и окончание ревизии, промежуточные контрольные сроки, месторасположение объектов ревизии.

В разделе «Состав участников ревизии» дается перечень лиц, допущенных к ее проведению. Отдельно может быть составлен перечень лиц, имеющий допуск конфиденциальной информации.

    В разделе «Формы документов оформления ревизии» приводятся образцы описей, актов, ведомостей, формы итогового акта ревизии.

Полная,  правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание проверяющих на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, т.е. позволяет проверяющему быть более предметным.

Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов и случайному выявлению нарушений.

На основе программы составляется план ревизии, который привязан к специфике конкретной организации. Как правило, он составляется на месте ревизии. План ревизии должен обладать определенными характеристиками:

1. Действенность – в плане должны содержаться точные указания исполнителей и сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.

2. Конкретность – вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизуются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителя. Например, программой предусмотрено проверить состояние хранения ГП. Вопрос программы в плане в самом общем виде может быть детализирован следующим образом:

Проверить:

1. обеспеченность организации складскими помещениями и оценить их состояние;

2. выявить нарушения  в движении первичных документов и заполнении регистров учета;

3. проверить соблюдение установленного порядка складирования ГП;

4. выявить факты порчи ГП на складах;

5. выявить факты хранения ГП вне складов;

6. выявить факты хранения неучтенной ГП;

3. Реальность - сопоставление плана с обеспеченностью  людьми и материальными ресурсами. Например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада силами ревизующей группы  без привлечения рабочих;

4. Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется и уточняется – выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни планом, ни программой.

         Предварительна подготовка ревизии – этот процесс  также проходит поэтапно. При подготовке сначала решаются методические вопросы, затем организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы - необходимо изучить опыт ревизующего по аналогичным программам проверки. Вместе с тем следует внимательно просмотреть материалы предыдущей ревизии. По этим материалам следует определить основные вопросы, поднятые ревизией, характер вскрытых недочетов  и сопоставить эту информацию с результатами текущей проверки. При формировании методического обеспечения подбирается систематизированный перечень нормативных актов, норм естественной убыли  и выхода продукции, иные инструктивные материалы

Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, пломбираторов, печатей, штампов и др. Разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журна­лов: журнала регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов. Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатыва­ются во время подготовки ревизии.

Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия преду­сматривает участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и т.д. Руководи­тель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, сле­дит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руко­водит оформлением материалов ревизии, представительствует в со­ответствующих службах и организациях.

Состав участников ревизии оформляется приказом по органи­зации, которым устанавливается также срок ревизии. Ревизоры гото­вят проект приказа генерального директора о начале работы ревизи­онной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содей­ствии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого — до­кументы, удостоверяющие его личность.

Подготовка ревизоров к ревизии завершается инструктивным совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом сове­щании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участни­ков ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на мес­те ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каж­дого участника ревизии и ответить на его вопросы.

Ознакомление с объектом ревизии. Следующий шаг в процес­се организации ревизии — это непосредственное знакомство с объек­том ревизии.

Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомле­ние со структурой управления организации, данные о которой могут содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учет­ного и финансового органов, службы сбыта и снабжения, роль колле­гиальных органов управления (совета директоров, правления и др.)

В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется про­честь,— номенклатура дел, в которой представлена информация о со­держании документов, накапливающихся в отделах организации. Необ­ходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоря­жений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентариза­ционных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов.

С опытным работником организации нужно пройти по цехам и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предва­рительного обследования организации ревизор должен вникнуть в тех­нологию работы, территориальное расположение мест хранения и от­грузки материальных ценностей.

Во многих организациях бухгалтерия создана по одному прин­ципу: в ней выделяются отделы реализации, материальный, произ­водственный, расчетный. В отделе реализации накапливаются сведе­ния о готовой продукции организации, ее поступлении из подразде­лений (цехов) и отгрузке покупателям. В материальном отделе аккумулируются данные о закупках сырья и материалов, их движении. В производственном отделе собираются сведения о затратах на про­изводство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определя­ются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить, в каком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетному и ва­лютному счетам, ценным бумагам, в том числе векселям, кто и как оформляет взаимозачеты.

Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, ка­кие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

Для обобщения результатов комплексной ревизии организации составляется акт, в котором отражаются выявленные ревизии недостатки  в работе и нарушения. Акт является юридическим документом, форма содержания его регулируется ведомственными документами. Однако, как правило, общими для всех актов ревизии является  следующие особенности: обычно акт состоит  из вводной и описательной  частей, а при необходимости дополняется специализированными предложениями к акту.

Вводная часть содержит следующие реквизиты:

1.     формулировка темы ревизии;

2.     дата и место составления акта ревизии;

3.     проверяемый период и сроки проведения ревизии;

4.     указание того, кто в проверяемый период имел право первой подписи  и является главным бухгалтером;    

Указанная информация не является исчерпывающей и может содержать другие сведения, относящиеся к предмету ревизии.

Описательная часть состоит из разделов в соответствии с вопросами в плане ревизии. Выводы ревизора излагаются здесь на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных документами. В акте ревизии не должна даваться правовая и моральная оценка действий должностных и МОЛ, объем акта не ограничен, но ревизоры должны стремиться к разумной краткости изложения. Выявленные факты однородных массовых нарушений (например, по результатам проверки авансовых отчетов подотчетных лиц) группируется в ведомостях, прилагаемых к акту, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений  со ссылкой на соответствующее приложение. В этих  случаях в прилагаемом к акту ревизии перечне (ведомости) нарушений указывается:

1.     проверяемый период;

2.     дата и номер документа; 

3.     наименование нарушенного законоположения (статья, пункт);

4.     содержание нарушений;

5.     фамилия, инициалы  и должность виновного лица.

Ведомость подписывается  ревизующим  и главным (старшим) бухгалтером ревизуемого предприятия.

Приложение к акту ревизии может содержать промежуточные акты (акт инвестиций кассы, выборочной инвентаризации ТМЦ и т.д.)

Акт ревизии подписывается  руководителем ревизионной группы, руководителем  и главным бухгалтером  ревизуемого предприятия, а в необходимых случаях руководителем и главным бухгалтером, ранее работавшими на данным предприятии, к периоду работы которых относиться выявленные нарушения.

При наличии возражений или замечаний по акту ревизии руководитель и главный бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью, и не позднее трех дней со дня подписания акта предлагают письменное объяснение. Один экземпляр оформленного акта ревизии, подписанный руководителем ревизионной группы, вручается руководителю проверяемой организации под роспись с указанием даты получения. По просьбе руководителя проверяемой организации, ему может быть дан срок для ознакомления с актом и его подписанием, но не больше пяти дней. В случае отказа должностных лиц проверяемой организацией подписать и получать акты  ревизии руководитель ревизионной группы делает в конце акта запись об ознакомлении ревизионной организации с его содержанием и отказе от подписи  и получении акта. В этом случае акт ревизии отправляется  по почте или иным способом, свидетельствующим о дате его получения.