Коммуникация. Элементы коммуникаций.

Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель — обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Этот процесс включает в себя девять составляющих элементов. Вот их определения:
♦ отправитель — сторона, посылающая обращение или информацию другой стороне;
♦ кодирование — процесс представления информации в символической форме;

♦ обращение — набор символов, передаваемых отправителем;
♦ средства распространения информации — каналы коммуникации, по которым обращение передается от отправителя (здесь следует отметить растущую сегодня популярность электронной коммуникации: телевидение, радио, различные виды компьютерной связи и т. д.);
♦ расшифровка — процесс, в ходе которого получатель придает значение символам, переданным отправителем;
♦ получатель, получающий обращение, переданное другой стороной;
♦ ответная реакция — набор откликов получателя, возникших в результате контакта с обращением;
♦ обратная связь — часть ответной реакции, которую получатель доводит до сведения отправителя;
♦ помехи — появление в процессе коммуникации незапланированных вмешательств среды или искажений, в результате чего к получателю поступает обращение, отличное от того, что посылал отправитель.

Необходимая информация или сообщение передается по каналу передачи информации в устной, письменной или наглядной форме. Выбор формы зависит как от самой информации, так и от ее предназначения. Канал передачи информации может быть:

♦ односторонним, когда информация передается только в одном направлении;
♦ двусторонним, когда информация передается в обоих направлениях.

В случаях, когда канал связывает более двух людей или организационных единиц, следует говорить о наличии коммуникационной сети. Существует несколько видов таких сетей. Схемы наиболее распространенных коммуникационных сетей представлены ниже.

Наиболее часто встречающиеся схемы коммуникационных сетей: «А» — руководитель отдела, подразделения или службы; «Б», «В», «Г», «Д» — подчиненные ему работники.

Установлено, что «штурвал» надежнее, если проблема, которую необходимо решить, проста. «Штурвал» не годится в том случае, когда решение проблемы зависит от взаимного обмена идеями и постоянной обратной связи. «Штурвал» предпочтительнее при выполнении рутинных задании, в которых допустимы ошибки.
Сеть типа «круг» более эффективна при выполнении менее рутинных заданий, требующих адаптации и творческого подхода.

Эффективность коммуникационных сетей зависит от длины дистанции, по которой проходит информация, и, соответственно, от времени и усилий, необходимых для ее прохождения. Чем дистанция и время меньше, а усилия значительней, тем сеть эффективнее.

Также большое значение имеет непосредственно передаваемая информация. Для обеспечения эффективной коммуникации она должна быть: достоверной, ценной, своевременной, полной и компактной.

Среди основных причин плохих коммуникаций можно назвать следующие:
♦ плохое содержание и структура информации;
♦ неправильно выбранная форма передачи информации;
♦ нерациональное расположение рабочих мест сотрудников;
♦ наличие затруднений или полное отсутствие обратной связи;
♦ неправильная психологическая или мотивационная установка сотрудников;
♦ психологическая и профессиональная несовместимость сотрудников;
♦ недостаточное понимание важности информации;
♦ слабая память.

Руководители часто ошибаются, считая, что работникам и даже руководителям нижестоящего уровня необязательно знать о положении дел на предприятии в целом. Исследования показывают, что осведомленность об общем состоянии дел работники ставят на одно из первых мест в перечне важнейших моральных факторов.

Недостатки психологической установки проявляются в виде:
♦ стереотипов мышления; предвзятых синений;
♦ неправильных взаимоотношений с кем-то;
♦ отсутствия внимания и потери интереса;
♦ неполноты фактического материала. Основные принципы современной коммуникации:
♦ важно не то, что говорит отправитель информации, а то, что понимает ее получатель;
♦ ответственность за качество передаваемой информации всегда лежит на отправителе.
Таким образом, одним из главных связующих процессов в менеджменте следует назвать коммуникацию — процесс передачи и получения информации.

Задача менеджера — обеспечивать в организации условия для эффективной коммуникации.