Деятельностьлюбого предприятия состоит из отдельных бизнес-процессов. Бизнес-процесс - это последовательность действийпри выполнении какой-то задачи. Порядок в бизнес-процессах означает, что работа выполняется качественно, без сбоев, лишних действий и с высокой степенью ответственности. И, соответственно, наоборот: запутанные, бесконтрольные бизнес-процессы тормозят работу и снижают общую эффективность компании.

Задачи оптимизации бизнес-процессов

Результатом любой оптимизации должно быть улучшение деятельности предприятия, которое выражается в сокращении затрат, увеличении доходов и прибыли. К примеру, занимаясь доставкой электрических каминов необходимо максимально сократить затраты для увеличения конкурентоспособности на рынке с последующим увеличением объемов продаж. Последнее поможет в будущем за счет больших объемов заказов у поставщиков еще более сильно снизить затраты и отпускные цены. Составляющими этого общего результата и задачами оптимизации бизнес-процессов являются:

1. Разделение зон ответственности между сотрудниками компании, что повышает эффективность и скорость выполнения поставленных задач.
2. Разработка регламентов и инструкций для типовых бизнес-процессов. Это позволяет достигать четкости и своевременности осуществления поставленных задач, не задерживать другие процессы. Например, регламент оперативного оформления документов по отгрузке продукции позволяет управлять остатками готовой продукции, а также своевременно прогнозировать налогообложение.

3. Сокращение расходов на трудовые ресурсы за счет высвобождения времени на ненужные этапы и бесполезные действия.
4. Повышение управляемости бизнеса за счет понимания происходящих бизнес-процессов. Процедура оптимизации основывается на глубоком изучении технологии производства, движении финансов, документообороте, кадровом потенциале, и других движущих факторов работы предприятия.

Основные принципы оптимизациибизнес-процессов

Чтобы оптимизация бизнес-процессов проходила успешно и результативно, следует учитывать некоторые влияющие факторы и принципы осуществления этой работы.
- Взаимосвязь процессов. Все бизнес-процессы на предприятии прямо или косвенно связаны между собой. Поэтому, предложения по изменению выполнения того или иного процесса, сокращение ненужных операций или перераспределение зон ответственности следует делать с оглядкой на то, что эти изменения могут негативно отразиться на следующем процессе.

- От частного к общему или от общего к частному. Рассмотрение и совершенствование любого бизнес-процесса можно начинать с мелких деталей и подпроцессов, постепенно соединяя их в один большой процесс. Такой подход позволяет постепенно оптимизировать деятельность, поэтапно внося позитивные изменения, не травмируя персонал и не ломая привычный ход работы. Но если есть конкретная цель и задача оптимизации, то следует начинать процесс изменений сверху, постепенно продвигаясь к мелким деталям.

- Человеческий фактор. Любое изменение воспринимается тяжело, даже если это всего лишь отмена одной ненужной операции на пути к оптимизации бизнес-процесса. Поэтому менеджерам в процессе оптимизации всегда нужно быть готовыми к сопротивлению персонала, и иметь убедительные мотивы и аргументированные действия, чтобы не встретить саботаж на местах выполнения бизнес-процессов.

Процедура оптимизации бизнес-процессов

Процедуру оптимизации бизнес-процессов предприятие выбирает самостоятельно. Она будет зависеть от преследуемых целей, имеющихся ресурсов и выбранных методологий. Оптимизация достигается за счет глубокого изучения каждого процесса и последовательного выполнения необходимых этапов оптимизации.

1. Описание существующего бизнес-процесса "как есть". Существует несколько методик описания(моделирования) бизнес-процессов, согласно которым специалисты систематизируют данные и работают с ними: BPMN,IDEF0 , eEPC (ARIS) и другие. Эти методики находят применение в процессе автоматизации учета хозяйственных операций. Представляют они собой моделирование бизнес процессов на основе схем и диаграмм. Но зачастую процесс описания упрощается до понятных всем текстовых пояснений последовательности выполнения действий. Описание сложных процессов "как есть" зачастую нецелесообразно, оно отнимает много времени, ресурсов и не приносит быстрых результатов. В таких случаях рекомендуется переходить сразу к действиям.

2. Анализ бизнес процесса и внесение изменений. В процессе анализа необходимо выявить недостатки, которые ухудшают работу, или предложить решения, которые помогут усовершенствовать процесс:

- Детализировать процесс на подпроцессы, каждый подпроцесс должен быть простым, и доведенным до сведения исполнителя доступным языком. Это поможет исключить торможение за счет недопонимания или недостаточной квалификации сотрудников.

- Исключить дублирующие и лишние процессы. Зачастую бывает, что от момента принятия решения до момента исполнения задачи проходит очень много времени. Это приводит к непоправимым последствиям на производстве, налоговым штрафам и судебным искам. Причиной всему - лишние процессы по согласованию документации по нескольким отделам и начальникам в пределах предприятия, затянутые во времени. В таких ситуациях, и во многих других следует применить оптимизацию бизнес-процессов, убрать или заменить лишние процедуры.

- Создать внутренние нормы и инструкции для совершения стандартных бизнес-процессов, закрепить ответственность за конкретными работниками. Это поможет унифицировать процессы, сделать их более четкими и отлаженными.
- Искать решение проблемы не только в самом бизнес-процессе, но и в его "соседях". Иногда процесс работы одного отдела предприятия неэффективен и тормозит рост производительности и выручки. Если в результате анализа не выявлено достаточных причин для изменения бизнес-процессов, которые бы привели к желаемому эффекту, нужно искать решение в соседних отделах, и анализировать их деятельность.

3. Контроль исполнения. Предложенные изменения бизнес-процессов должны внедряться сразу, или же после согласования и проведения всех необходимых процедур. После внедрения обязательно нужно контролировать получаемые результаты и вносить корректировки.

После проведенной оптимизации бизнес-процессов компания должна достигнуть своих целей: повысить эффективность труда, высвободить ресурсы времени и затрат, усовершенствовать систему управления предприятием.

Автор: Искандер Милевски