Многие компании, испытывая финансовые трудности, начинают перекраивать свои расходы. Под "урезание", в первую очередь, попадают расходы, направленные на развитие компании, например, развитие информационной системы, внедрение новых программ, расходы на консультационные услуги. Правильным или неправильным является это решение однозначно сказать сложно. Но какое бы решение не было принято, главная роль будет отдана управлению финансами. В данной статье мы рассмотрим возможность реализации высокоэффективных решений, которые существенно помогут финансовому управлению в компании.

Достоинством внедрения данной системы решений является то, что ее можно выполнить силами собственной информационно-технической службы путем доработки имеющейся в компании учетной системы, и данные решения не требуют больших затрат.

Во-первых, в рамках системы управления финансами компании необходимо установить контроль за расходованием денежных средств. Компания должна уделять большое внимание четкому планированию денежных потоков, ежедневно анализировать текущую ситуацию, а также прогнозировать ее развитие.

Оперативное планирование движения денежных потоков в учетной среде можно осуществить с помощью ввода в программу специальных разработанных документов, в которых будет фиксироваться информация о планируемых поступлениях и расходованиях денежных средств. Данная информация в дальнейшем послужит источником для формирования платежного календаря.

Так, например, основным специализированным документом может быть "Заявка на оплату". При ее вводе в программу будет проверяться возможность списания суммы в рамках бюджета денежных средств организации, а также будет запускаться процесс согласования документа у перечня лиц, принимающих решение об оплате. Далее будет утверждаться дата оплаты, таким образом, будет внесена заявка в платежный календарь.

При широких технических возможностях учетной программы можно интегрировать процесс формирования заявок на оплату с программой "Банк-клиент" таким образом, что списание денежных средств с банковского счета организации будет происходить только на основании утвержденных и согласованных заявок.

Для обеспечения эффективного функционирования данного процесса необходимо разработать четкую схему внедрения данного процесса и регламентировать взаимодействие всех участников.

Так, помимо создания в учетной базе документа "Заявка на оплату" необходимо создать документы "Бюджет движения денежных средств", "Реестр заявок на оплату", "Банковские счета компании на дату". Каждый документ должен иметь реквизиты. Так, бюджет движения денежных средств - период бюджета, статья расхода, сумма, подразделение-инициатор платежа. Обязательными реквизитами для заявки на оплату будут подразделение-инициатор, дата оплаты, статья расходов, контрагент, счет, договор, сумма. Документ "Банковские счета организации" позволить отслеживать информацию о всех платежах, оборотах и остатках на счетах организации на определенную дату.

Еще одним важным аспектом в финансовом управлении является прогнозирование движения денежных потоков компании. Реестр сформированных заявок на оплату позволяет формировать текущий план расхода денежных средств. При этом, среди всего объема заявок есть периодические обязательные, такие как платежи по кредиту, за аренду, за коммунальные платежи, расходы на оплату труда. Эти заявки могут появляться в программе заранее и автоматически.

На основании условий договоров на сбыт товара или оказания услуг возможно формировать текущий план прихода денежных средств, например, отдел сбыта или продаж будут проставлять в программе предполагаемую дату поступления денежных средств от покупателя.

Таким образом, если в учетной среде будет заведена вручную или автоматически информация о предполагаемых платежах или поступлениях денежных средств, то в автоматизированной среде можно получить отчет "Прогноз движения денежных средств за период". Анализ данного прогноза движения денежных средств позволит получить финансовую модель организации, которая в дальнейшем послужит инструментом управления денежными потоками.

Подготовлено - редакторами сайта EcoUniver