Задачи совершенствования электронных документов. Электронные документы

При всех присущих электронным документам достоинствах, они все же обладают рядом серьезных недостатков. Во-первых, с развитием различных систем связи, расширением применения локальных и глобальных вычислительных сетей для коммуникаций возрастают возможности для хищения информации, разрушения ее целостности. Обеспечение сохранности информации требует постоянного развития и совершенствования средств зашиты информации.
Другой недостаток заключается в том, что, например, в бухгалтерском учете электронный документ не может полностью заменить обычный бумажный. Так, под ним нельзя поставить подпись, то есть однозначно идентифицировать, что он подписан таким-то человеком.

Документы одной программы не могут быть использованы в другой, следовательно, электронные документы циркулируют только внутри данной организации или корпорации. Все это обусловливает необходимость иметь бумажные копии этих документов с необходимыми подписями. Таким образом, по сути, электронные документы на данном этапе выполняют вспомогательную роль по отношению к бумажным.
Для того чтобы перейти на полностью безбумажный учет, необходимо усовершенствовать принципы и механизмы, с помощью которых электронные документы реализуются в современных программах. В частности, необходимо, во-первых, чтобы такие документы можно было подписывать, и, во-вторых, необходимо создать универсальный формат их представления, чтобы обеспечить совместимость между разными программами обработки.
Сегодня, например, использование специальных бухгалтерских программ позволило всю мощь персональных компьютеров направить на решение традиционных бухгалтерских задач. Однако большинство компьютерных программ бухгалтерского учета просто на более высоком уровне решают все те же арифметические задачи оборотов и остатков, которые раньше вычислялись с помощью калькуляторов. И лишь в последнее время появилось понимание того, что использование современных компьютерных технологий позволяет вывести бухгалтерский учет на совершенно новый виток развития полный отказ от бумажных носителей информации и переход на электронные документы и документооборот.